您的位置: 本站首页 >> 最新公开 >> 正文
西安医学院合同管理办法(暂行)
发布机构:    发布时间:2021-07-13   点击数:

第一章 总则

第一条 为进一步加强西安医学院(以下简称“学院”)合同管理,规范和完善对外合同签订流程,防范合同风险,维护学院合法权益,根据《中华人民共和国民法典》等法律法规以及《西安医学院经济责任制(暂行)》和《西安医学院财务经费支出审批制度》等规定,结合学院实际,修订《西安医学院合同管理办法(试行)》(以下简称:本办法)。

第二条 本办法所称合同,是指在开展教育、教学等活动时,以学院的名义与自然人、法人和其他非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

第三条 学院依法规范和完善对各类合同的全过程管理,实行“统一指导、分级授权、分工负责、全面监督”的管理体制,坚持“责权利相统一,谁签署、谁负责,重要从细与次要从简相结合,以及经办、签署、执行、监督相分离”的原则。

第四条 签订合同必须遵守国家相关法律、法规,坚持平等互利、等价有偿、协商一致、诚实信用的原则,任何单位和个人不得在洽谈、签署、履行合同的过程中损害国家和学院利益。

第二章 合同的分类与管理

第五条 学院合同分为非经济类合同和经济类合同。

本办法所称非经济类合同,是指不具有经济往来或以金钱给付为内容的,涉及学院“三重一大”、教育、教学等重大事项且经过党委会或院长办公会审定通过的;以及其它日常业务,所签订的合同。

本办法所称经济类合同,是指凡是具有金钱给付、有偿转让及其它形式的经济、金钱往来所订立的合同,包括但不限于货物买卖、租赁、借贷、建设工程、货物运输、权利转让、技术转让等为内 容的合同。

第六条合同事务管理涉及的主要单位分为综合管理单位、合同承办单位、管理监督单位,各单位依据各自权限和职责实施合同管理。

第七条 合同事务的综合管理单位是党政办公室,其主要职责:

(一)组织协调建立健全合同管理基本规章制度;

(二)协调指导合同承办单位的合同管理工作;

(三)组织合同管理培训工作;

(四)协调参与重大合同的洽谈、起草、修订等工作;

(五)负责合同管理中的法律服务联系工作;

(六)负责对合同范本进行审核,签订流程的指导,文书资料的存留与归档等;

(七)督促合同履行,协助承办单位处理合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等;

(八)按季度对各单位承办合同情况进行检查汇总,按年度对全年合同签署、执行情况进行综合分析评估;

(九)负责全院各类合同的编号和印章的使用管理;

(十)负责各类合同及合同审批表、法人委托授权书、合同签订审核意见书、合同变更审核意见书、合同纠纷处理意见书等的归档管理。

第八条 学院各业务单位为合同的具体承办单位(经济类合同经费的使用单位或经济活动的行为主体为合同的承办单位),承担合同业务的主体责任。主要职责:

(一)负责对拟签订合同事项进行可行性分析论证,对合同相对人的资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查,确保拟签订合同的合法性、真实性和可行性。

(二)负责合同的洽谈和起草,对必须报请学院领导审核、党委会或院长办公会审定的合同,其负责人必须签署书面意见。

(三)负责在本办法及《西安医学院经济责任制(暂行)》(西医发〔2021〕32号)、《西安医学院财务经费支出审批制度》(西医发〔2021〕33号)等文件规定的权限范围内,订立、签订和管理合同。

(四)负责合同履行,掌握合同的履行情况,及时报告合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

(五)负责妥善处理合同实施过程中发生的纠纷。

(六)负责组织合同验收的相关工作。

(七)负责将属于归档范围的合同文件材料(合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等)系统整理,提交综合管理单位备案并归档。合同承办单位为两个或两个以上的,应当在本办法“责权利”相统一的原则基础之上,根据工作分工和授权,分为主办单位和协办单位。一般由主办单位承担上述职责,需要协办单位承担部分职责或提供有关配合的,由主办单位进行协调或申请学院领导进行协调。

第九条 合同管理监督单位为党政办公室、财务处、审计处、资产设备处和招标与采购处。主要职责:

(一)党政办公室负责对合同内容的合法性进行审查;

(二)财务处负责对经济合同有关经济条款的审查;

(三)审计处负责对经济合同执行过程进行复核审查;

(四)资产设备处负责对资产报批项目与合同中资产购置条款一致性的审查;

(五)招标与采购处负责对涉及招标类合同中招标条款和合同条款商务部分的一致性进行审查。

当经济类合同的合同管理监督单位与合同承办单位或合同主承办单位重合时,其合同管理监督单位的身份应当回避,由审计处主导会审会签等合同管理监督之职,回避单位应予以充分配合和意见尊重。

审计处同时为合同承办单位或合同主承办单位的,由院长作出合同管理监督主导单位的决定。

第三章 合同的订立

第十条 合同起草由合同承办单位负责。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护学院权益。合同中应完备以下条款:

(一)相对人的名称、住所、银行账号、通信地址、电子邮箱,法定代表人姓名、职务,代理人姓名、身份证号、职务、联系方式(电话、微信、电子邮箱等);

(二)标的,包括种类、数量、质量等具体要求;

(三)价款及支付方式,包括金额及其计算方法、支付进度(顺序)、结算方式等;

(四)履行义务,包括顺序、期限、方式、地点等;

(五)验收标准及方法或履行中可能发生的瑕疵、免责情形等;

(六)违约责任,包括违约金或赔偿金的计算方法等;

(七)解决争议的方法,以及因此产生的费用承担;

(八)其它根据合同的种类、标的应当具备的条款,包括但不限于合同正副本的份数,补充协议和附件的效力,合同是否公证或见证,合同中的定义条款(名词和术语的解释),合同的生效条件,风险的承担和收益的分成,知识产权的归属,技术、商业秘密的保护,合同的有效期限,合同签订的时间和地点等。

合同的末页应当载有合同正文条款,并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的,则应标明“此页无正文,为 XX 合同签字盖章页”字样,以示末页仅为签字盖章页。

第十一条 各单位对外订立合同,除即时交割的简单小额交易外,凡仪器、设备、图书资料、大宗物资采购业务,以及工程项目业务等,单笔支出金额在3万元以上的,一律采用书面形式订立合同。设备清单、工程量清单、预算单(书)等文件可以作为合同的组成部分,但不得替代书面合同。

第十二条 签订合同一般应选择在我方所在地进行。严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同,禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章;如有特殊情况,须经法定代表人批准。

第十三条 承办单位应在合同签订前确定合同正本由双方持有的份数,并记载于合同正本。

非经济类合同正本由学院持有2份,即承办单位和党政办公室分别存档、备案;经济类合同正本由学院持有3份,即承办单位、党政办公室和财务处分别存档、备案。

涉及招标与采购处、审计处、资产设备处等合同管理监督单位会审会签的合同,应根据需要增加合同正本的数量。

第十四条 学院全体教职工在未经授权或超越授权范围的情况下,不得以学院或本单位的名义对外订立、签订合同。

未经院长(或分管院领导)书面同意不得将权限转授第三人;紧急情况下为了维护学院的利益需要将权限转授第三人的除外。

第四章 合同的审批与签订

第十五条 学院是具有法人资格的单位,院长是学院的法定代表人,各业务单位订立合同应当根据合同分类、项目性质报请管理监督单位审批。

所有以学院名义对外订立的合同应当依照本办法的规定,先提交合同管理监督单位审查,再提交相关主体审核、审定、签订。

(一)非经济类合同

1.对学院发展可能产生重大影响,涉及院名、院誉使用等“三重一大”事项,经党委会研究审定的合同,由院长签订。

2.涉及教育教学、科学研究等重大事业发展事项,经党委会或院长办公会研究审定的合同,由业务分管院领导签订。

3.涉及学院常规业务,经承办单位分管院领导审核后,由承办单位负责人签订。

(二)经济类合同

1.金额在 300 万元以上的,按照流程会审会签经分管院领导审核,由合同承办单位呈院长签订。

2.金额不满300万元且在50 万元以上的,按照流程会审会签,由合同承办单位呈分管院领导和分管财务院领导审核,分管院领导签订。

3.金额不满50万元且在10万元以上的,按照流程会审会签,由合同承办单位呈分管院领导审核、签订。

4.金额不满10万元且在3万元以上的,按照流程会审会签,由合同承办单位呈分管院领导审核,承办单位负责人签订。

5.金额不满3万元的,无须依照本办法规定的合同订立、会审会签、审核、审定、签订、备案等合同管理流程执行;即时交割且权利义务简单明确的常规购销、委托等事项,由各单位依据项目内容,自行决定是否订立合同,落实管理备案机制。

6.经济往来中的重大合同,按照流程会审会签经分管院领导审核,由合同承办单位呈院长签订。

除法律、法规及学院合同管理监督单位另有规定外,具有以下条件之一的,即视为经济往来中的重大合同:

  1. 涉及利用重大国有资产对外投资、出租和出借的;

  2. 涉及并购、资产置换、合资合作的;

  3. 涉及土地、房屋等不动产产权变动的;

  4. 为外单位或个人提供担保的;

    (5)其它经过党委会、院长办公会审定的重大合同。

    第十合同涉及其它单位业务的,由主要承办单位送交管理监督单位审核;对于法律关系特别复杂的合同,承办单位可以会同党政办公室开展个案研究。

    第十合同会审会签单位应对审查的合同出具书面审查意见,并由其负责人签字。审查意见应明确具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊语言,上述语言的使用以及未出具意见的,视为对合同草案的否定。

    第十合同承办单位应当填写《西安医学院合同审批表》(见附件1),按照审批权限的规定,并参照本办法附件2规定的审批流程办理。

    第五章 合同印章管理

    十九“西安医学院合同专用章”(以下称合同专用章)由党政办公室设专人保管。根据工作需要,经学院同意,可刻制“科技合同专用章”,由科技处保管和使用(指定专人管理印章,并向党政办公室备案)。

    第二十条 学院各单位对外签订合同,统一使用合同专用章。

    第二十合同专用章应在授权范围内规范使用,禁止使用其它代章或超出授权范围使用。

    第二十严禁在空白合同书上签字或加盖印章。各单位在订立、变更、解除或签订补充合同时,必须按规定用章,并确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。

    第六章 合同编号

第二十合同编号分四段位,编号模板为:Y(N)-※※※-20**-***。第一段为合同性质:经济类(Y),非经济类合同(N);第二段位为合同承办单位简称(大写首字母);第三段为合同签订年份;第四段为3位阿拉伯数字表述的序号。例如党政办公室合同:N-DZB-2021-001,表示党政办公室2021年第一份非经济类合同。

第七章 合同的履行、变更与终止

第二十合同承办单位应当按照合同约定,负责合同的执行、跟踪、监控和推动实施。合同承办单位应按照议事规则及时向分管院领导汇报,必要时向院长和学院决策会议报告合同执行情况,协调解决或请求学院协调解决合同履行中遇到的问题,保证合同得到全面、及时和正确的履行,全面维护学院的合法权益。

第二十党政办公室督促和协调合同承办单位依法依约履行合同,协助承办单位解决合同履行中遇到的问题。合同履行过程中,需要有关单位配合的,合同承办单位可以提请分管院领导协调有关单位提供帮助,相关单位不得无故拒绝或拖延。

第二十合同生效前,承办单位不得实际履行合同。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同,除法律有明文规定或合同另有约定外,不得擅自改变或转让合同的权利和义务。

第二十变更和终止合同,应当符合法定或约定的条件。合同承办单位在向相对人发出或签收确认改变合同权利义务的书面凭证之前,应事先与学院法律顾问沟通,不得擅自向对方做出实质性的要约或承诺。

第二十合同承办单位及其承办人发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给学院造成损失,或合同承办单位在收到对方要求变更或终止合同的正式文件、通知时(包括但不限于各类函件、电子邮件等),合同承办单位应于知道或者应当知道签约时的条件发生变化之日起,或应于收到对方变更或终止合同的正式文件、通知之日起,24小时之内向单位分管院领导请示,并会同党政办公室按照议事规则必要时向院长请示,做出相应处理。

二十九相关合同的变更、补充、续签、解除等事宜按本办法规定的合同订立、审核与签署程序进行。

第八章 合同纠纷的处理

第三十条 发生合同纠纷时,应按合同约定、国家法律法规的有关规定,争取通过双方协商解决;协商不成的,可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。学院需要向相对人主张权益的,应在法律规定的期限或诉讼时效内提起仲裁或诉讼,或通过向相对方发送主张权益的函件,中断诉讼时效,同时应注意避免损失扩大。

第三十合同纠纷的解决,以承办单位为主进行。发生纠纷时,承办单位应及时向分管院领导报告,根据合同的重要性,必要时会同党政办公室向院长和学院决策会议报告,同时承办单位应及时收集有关证据,研究应对的策略和方案,经学院同意后及时解决。因合同纠纷引致仲裁或诉讼的,承办单位应按法定程序,及时依法应对和处理,不得拖延。

第三十合同承办单位在处理合同纠纷过程中应维护学院合法权益。纠纷处理完毕,应将有关资料汇总、归档,同时形成书面报告报党政办公室备查,说明纠纷处理的过程和结果,并应对发生纠纷的原因做出分析;学院受到损失的,说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等。

第九章 合同的验收、备案与归档

第三十合同承办单位负责组织合同的验收工作。纳入学院集中采购程序的合同,按相关规定组织有关单位参加验收工作。未纳入学院集中采购程序的合同,在验收时重点核对合同条款中的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等,由承办单位根据工作需要邀请有关专家进行验收,验收工作完成后应由承办单位形成验收报告。

第三十合同事项办理完毕之前,承办单位应负责收集和保管有关材料,并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料,包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、院内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料,均应妥善收集和保管,并作为合同档案的组成部分,与合同一并备案、存档,不得遗弃和损毁。

第三十合同承办单位应将合同资料在合同终结后1个月内,收集齐全并进行整理、立卷,送交党政办公室审核后归档。

第三十合同资料的归档按照国家法律法规和学院档案管理办法执行。

第十章 责任追究

第三十合同承办单位和会审会签单位在管理监督合同实施中,若发现问题应及时报告并进行纠正和查处。

第三十各单位及其负责人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的,学院根据情节轻重和造成损失的大小追究单位负责人或有关责任人行政、经济责任,予以纪律处分及经济处罚;涉嫌犯罪的,移送司法机关追究其法律责任。

(一)未按本办法规定履行审批或备案手续的;

(二)应当签订书面合同而没有签订的;

(三)未经授权或超出授权范围签订合同的;

(四)提供虚假资料,签订有重大缺陷合同或无效合同的;

(五)擅自销毁或更改合同的;

(六)合同承办单位以化整为零或其它方式规避审查的,审核人员无正当理由延误审核的;

(七)未依法律和本办法规定变更或解除合同的;

(八)玩忽职守,不认真履行合同进而引起纠纷的;

(九)发生纠纷后,故意隐瞒情况或未及时采取有效补救措施也未及时汇报的;

(十)应当或可以追究相对人违约责任而擅自放弃的;

(十一)合同用印违反规定的;

(十二)丢失合同文本及其它相关文件的;

(十三)不按规定收集、保管合同资料,未将合同提交备案、存档的;

(十四)在合同签订或履行过程中,与相对人或第三人恶意串通或收受贿赂的;

(十五)泄露学院合同意向、商业秘密或其它与合同内容有利害关系的信息;

(十六)其它违反法律法规和学院规定,给学院名誉、经济及其它权益造成损失的情形。

第十一章 附则

三十九学院工会、校友会等享有独立法人资格的单位,应依据有关规定结合本办法和单位实际制订合同管理办法,并以本单位的名义对外签订合同。

第四十条 学院人事、劳动合同管理办法,由人事处另行制订;学院科研合同管理办法,由科技处另行制订。

第四十各单位可依据本办法并结合业务特点制订具体的合同管理实施细则,报党政办公室备案。

第四十本办法自2021年9月1日起执行,由党政办公室负责解释。《西安医学院合同管理办法(试行)》同时废止。


版权所有:西安医学院信息公开工作领导小组办公室